SLOW BIZ  なんとなく、だらだらと自己満足なスタイルで仕事しています…
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綴じ手帳のアドレスページの効果的な使い方
アドレス帳は携帯電話やGmailで管理することが主流の今、わざわざアナログ手帳のアドレスページを使っている方は少ないと思います。

自分もWindowsXPのOUTLOOKで連絡先を管理し、ここからスマートフォンと同期したり、郵送用のラベル印刷をするので、綴じ手帳のアドレス帳は全く使っていません。今までは資料などを縮小コピーして貼り付けていたのですが、せっかくノート状になっているので、もったいないと思い、今年は別の活用をすることにしました。


「アドレスページを使って、気に入った文章や言葉を書き留める」

人と会話したり、著書を読んだり、TwitterのTLを眺めていると、気に入ったフレーズや名言などに出会うことも多いです。Evernoteなどでデジタル化して管理するのも良いですが、ふと眺めたいときは手帳ページにあったほうが何かと便利ですし、自分の筆跡で書いたフレーズはやはり記憶に残りやすいです。

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スマートフォンのおかげでPIM以外にも莫大な情報が持ち出せる今、アナログ手帳を使う意義が薄れつつあります。
しかし、莫大な情報を持っていても、普段の仕事や生活でフル活用することは不可能です。自分の身の丈に合った情報を集約し管理するためにも、アナログ手帳は必要に感じます。

自分の場合は、ポケットサイズの綴じ手帳に収まる情報量が丁度よい様です。

ちなみに、自分の今年の綴じ手帳の使用スタイルは以下のとおりです。

年間予定表→毎日チェックするプライベートデータ(キーワードや数字のみ記入)
週間予定表→予定、TODO、他時系列メモ
不要な情報ページ→縮小コピーした資料を貼り付け
巻末のNOTEページ→プロジェクト別のメモ
アドレスページ→気に入った文章や言葉

限られた範囲で創意工夫して情報を盛り込むという作業は、複雑になった情報や思考をシンプル化する訓練にもいいと思います。

※参考著書
一冊の手帳で夢は必ずかなう
すべての情報は1冊の手帳にまとめなさい























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2010'01'02(Sat)12:34 [ 手帳 ] CM0. TB0 . TOP ▲
「手ぶらビジネスマン」への道
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すでに11月中旬以降クオバディスの手帳(仕事用)を使っていますが、レッツの手帳(携帯用)は、12/28(月)からなので、ワクワクしています。

この数年は、手帳もスマートフォンも幾つか試してきましたが、最近ようやく自分の理想形が見えつつあるような気がします。

結論はシンプルですが、「誠Biz.ID」の記事、「あなただけの手帳」にするために――決めておきたい「自分ルール」にもあるように、

「よく向きあいよく記入するモノ」に戻ってきました。

その構成要素は、ざくっとこんなものでしょうか。
    ↓
?いつも持ち歩けるサイズ
?記入にストレスが無い仕様(フォーマット、紙質など)
?自分好みの外観

ルールやツールを増やしすぎて、面倒くさくなり記入自体をしなくなったら、本末転倒になりますからね。
これは、スマートフォンにも当てはまると思います。


手帳もスマートフォンも次々に魅力的なモノが出てき、それに併せ、手帳術本やマニュアル本が出版され、物欲が刺激されっぱなしな昨今です。欲しければとりあえず買って併用すれば物欲は収まるのですが、自分自身の生活は一つだけですから、相棒も一つあれば十分ではないでしょうか。


2010年においては、持ち物を究極に減らし、基本的にカバンを持たない「手ぶらビジネスマン」になりたい!と思う今日このごろです。






【直近のスケジュール帳遍歴】        

モレスキン・ウィークリーダイアリー  ※外観は好きだが、ポケットサイズとしてはやや大きい。
  ↓
スマイソン・メモランダイアリー  ※外観、サイズは◎だが、フォーマットに不満。高価すぎる。
  ↓
クオバディス・ビジネスプレステージ ※フォーマットは一番大好き。サイズがやや大きい。
  ↓
レッツ・ウィークリー(2010年) ※外観、サイズ、丈夫さは◎ フォーマットはややスタンダードすぎるかも。


手帳に関しては、ジャケットの裏ポケットに入るサイズで、フォーマットは(できれば)バーチカル、外観が好きな輸入手帳に落ち着いてきています。




【直近のスマートフォン遍歴】

NOKIA6680
  ↓
Advanced【es】W-ZERO3(現在休止中) ※全般的に動作が遅い。
  ↓
iPhone3G(現在使用中) ※タッチ式の文字入力に馴染めない。
  ↓
Blackberry bold9000(現在使用中) ※文字入力は一番快適。やや大きい。
  ↓
Blackberry Bold9700(予定)


スマートフォンの役割は、手帳に収まりきれない溢れ漏れた情報を管理することだと思っています。
いつでもストレスなくインプット作業ができることが一番必要な要素ではないでしょうか。






2009'12'22(Tue)15:25 [ 手帳 ] CM0. TB0 . TOP ▲
新しい手帳のルールづくり
 そろそろ新しい手帳への移行時期ですね。

 毎年この時期になると、

 ●PCやスマートフォンも併用しているので、新しい手帳にはどこからどこまでの情報を書くべきか?
 ●古い手帳にも来年必要な情報があるので、どうしよう?
 

 といった悩みが出てきますよね。




 自分は今年から、これから新しい手帳を使う上でのポイントを3つにおいてみました。


?携帯やPDAを取り出せない場のために、最低限のスケジュールや覚書を記載しておく

 自分の業界もそうですが、まだまだ、会議や商談中に携帯電話やPDAが使えない(使いづらい)業界が大半だと思います。
 ・空き時間を即座に返答できるよう、最低限、動かせない予定くらいは、記載しておきます。
 ・年間で必要なデータは、縮小しプリントアウトして手帳の不要なページ(ワインチャートなど)に貼っておくか、メモページに手書きで記載しておきます。


 
?情報の検索性を上げるために、手帳に書いたメモは、その日または週末に精査して、デジタル化すべきものはデジタル化しておく

 PC上のアドレス帳、テキストメモ、Evernote、またはofficeドキュメント化など、種類に応じてデータ化します。


?来年の行動の指針のために、できるだけ、その週に起こった業務上の出来事や考えを書き出しておく

 手帳の残された用途として、週単位でのニーズの変化や業績の動向など「年間の指数の流れ」を「感覚的に掴む」資料としてのものに特化させたいと思います。
 日々必要な情報は?でデジタル化され、スマートフォンで外でも確認できるので、古い手帳は気兼ねなく、自宅(またはオフィス)に保管しておけます。
 (古い手帳は、あくまでも机上で戦略を練る上での資料として活用するので、転記したり、日々持ち歩く必要性が無くなります)




 以上、googleカレンダーやEvernoteなど便利なサービスがあるからこそ、アナログな手帳の使い方を洗練させたいと考える今日このごろです。





 






2009'11'20(Fri)16:31 [ 手帳 ] CM0. TB0 . TOP ▲
紙の手帳とスマートフォン・WEBツールとの棲み分け
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 よく、手帳術の本を見ると、手帳とスマートフォンとの併用についてうんぬんという記事や記述を見かけますが、どれを見ても今一ピンときませんでした。
 下手すると、作業が倍になったりダブルブッキングになったりするので、スマートフォンと紙の手帳との棲み分けをよく頭の中でシンプルにルールやポリシーを決めておかないと、逆に非効率だと思います。
 今の自分にとって、スマートフォンも紙の手帳も両方必要な存在であり併用すべきものという信念があります。そこで、普段、漠然と考えながら実践していることを、少し頭の中の整理をして書き出してみました。


 結論から言うと、自分のイメージでは、頭を使わない作業はスマートフォンで頭を使ってやるべき仕事は紙の手帳、という感じに棲み分けて両者を使っています。

 スマートフォンを手帳として使う最大のメリットは、後で情報を検索・加工しやすいので、頭を使わずにどんどんインプットしていけることだと思います。また、定期的な繰り返しの予定やTODOなども一度入力してしまえば何度も入力する労力がかかりません。

 逆に思考する際は、断片的な情報をいくら拾い出しても、なかなか頭に入らないしアイデアも浮かびにくいです。ここで、紙の手帳の良さが発揮されると思います。


 以下、ざっくりですが、自分の中での具体的な役割分担を羅列してみます。

 iPhoneやBlackBerryなどスマートフォンでのスケジュール・TODO管理方法に悩んでいる方がいたら、まずは、「とにかく頭を使わずにできる」やり方が一番ベストだと思いますよ。


【頭を使わずにやる項目】 ※主にスマートフォンでやること

●とにかく気になること・思いつくことをメモする(入力する)。

●予定やTODOが発生したら、とにかく入力する。

●週末に、やり残したTODOを確認し消化する(または来週の予定にまわす)。

●RSSなどでのWEB情報で気になるものは、深く考えずにとりあえず、お気に入り登録する

●お気に入り登録したWEB情報を見返して、深く考えずに以下の4つに分類する。
 ?今すぐ活用すべきもの→予定やTODOにして実施する。
 ?必要かな?と思うもの→1週間キープする。
 ?今は不要だが将来必要なもの→Evernoteに放り込む。
 ?不要なもの・1週間キープしたが必要性を感じないもの→捨てる。




【頭を使ってやる項目】 ※主に紙の手帳でやること

●1週間の計画を立てる
 ・PCやスマートフォンのカレンダーを見ながら、空いた時間帯に予定やアポを入れていく。
 ・大まかな予定やTODOをシュミレーションし、派生する細かい予定やTODOを洗い出す。

●1日の計画を立てる・1日の業務と連動させる。
 ・その日の予定やTODOをあらためて手帳に書き出して確認する。
 ・隙間時間にやる業務を考える・隙間時間にやった業務を書く。

●1週間の反省をする
 ・すきま時間の使い方など、業務の時間効率を見直す。
 ・1週間にやった業務内容を精査する(作業だけでなく、将来に向けた「種まき」もできたか?)。

●「情報」を「お金」に替えていく業務
 (断片的なメモを見返して、図式化やマインドマップ化することにより、カテゴライズしたりアイデアを発展させたりする)
 



2009'11'07(Sat)13:37 [ 手帳 ] CM0. TB0 . TOP ▲
ずっと気になっていたLettsの手帳を入手
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 すでに2010年のデスク用として、クオバディスのエクゼクティブを購入していましたが、やっぱり携帯サイズの手帳も欲しくなって、前々から気になっていた「Letts(レッツ)」の手帳を購入しました。

 基本的に、手帳としての用途はBlackBerryで足りているのですが、スマートフォンを出せない場用の「見せ手帳」として使おうと思っています。

 海外メーカーの手帳が好きで、これまで「モレスキン」「クオバディス」「スマイソン」などのポケット手帳を試してみましたが、外観は一番好きかも。価格の割りに英国風の高級感があり丈夫そうなので、1年間飽きなく使えそうな感じです。
 一度使うと、他の手帳を試しても再びLettsに戻ってくる人が多いというのも、うなずける出来の良さです。


 【Letts(レッツ)手帳のおすすめポイント】

?世界初のダイアリーを製造・販売した200年来の老舗ブランドのため、安定生産しているいう安心感。

?表紙のメタルコーナーや小口金箔加工された紙など、1年間安心して使える、丈夫なつくり。

?ゴシック体のフォントが見やすい。

?控えめなロゴや本革など高級感があるが、リーズナブルな価格。


※あまり自分にとってはマイナスポイントでは無いのですが、「フリーメモページが少ない(9ページ程)」「日本の祝日に対応していない」など不都合な点もありますが、シンプルに1年間「手帳」を使い倒したい方には、おすすめです。

ここで通販しています→レッツダイアリー(平和堂)


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 種類はクオバディスなみに豊富ですが、今回自分が購入したのは、
スリムサイズ・ブラック(166mm×82mm)でフォーマットは、レフト式の見開き1週間(¥3,990)です。一応、簡易な8時?18時のバーティカル表記で、右側は日単位のフリーメモ欄になっています。

 BlackBerryBoldと一緒に携帯していると、自分みたいな駆け出しSOHOでも、いかにも仕事が出来る風なビジネスマンを偽ることができそうですね(笑)

 BlackBerryLettsダイアリーの黒×黒コンビを、2010年度から活躍させるのが今から楽しみです。

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2009'10'28(Wed)14:11 [ 手帳 ] CM0. TB0 . TOP ▲
    




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